• ar

  • en

المهارات الإدارية الفعالة للسكرتارية التنفيذية ومدراء المكاتب

المهارات الإدارية الفعالة للسكرتارية التنفيذية ومدراء المكاتب

مقدمة :

على الرغم من أن أتمتة العمل المكتبي أثرت تأثيراً كبيراً في مجال السكرتارية إلا أن هذا التأثير كان نوعيًّا أكثر منه كميًّا، فحلول الأنظمة المؤتمتة محل العمل اليدوي في المكاتب أسفر عن دور جديد للسكرتارية يتطلب مجموعة من القدرات-مختلفة تماماً عن تلك التي كانت مطلوبة في بيئات العمل المكتبي التقليدية-ومحاورها قدرات التخطيط، والتنظيم، والتعامل الفاعل مع الآخرين، وهي قدرات تجعل موظفي الدعم الإداري الواعدين المادة الأولية لتطوير المديرين التنفيذيين.

"إدارة المكاتب والدعم الإداري" هو برنامج تدريبي يهدف إلى تنمية المعارف، والمهارات، والتوجهات المطلوبة لممارسة وظائف الدعم الإداري على اختلاف مسمياتها ودرجاتها في إطار بيئات الأعمال الحديثة، والعمل المكتبي المؤتمت. ويركز البرنامج على ترسيخ إدراك المتدربين لرسالة موظفي الدعم الإداري في منظمات الأعمال، ودورهم في تعزيز فاعلية المديرين، وفرق العمل والمنظمة ككل، ومن ثم مساعدة المتدربين على تعلم المهام الوظيفية الرئيسة التي يمارسها بدرجة أو بأخرى جميع موظفي الدعم الإداري. ويشرح البرنامج هذه المهام بدرجة من التفصيل والشمولية بحيث يغطي المعارف والمهارات المطلوبة لعدد من الدرجات الوظيفية في مسار الدعم الإداري. وتتناول البرنامج التدريبي ، مهام الدعم الإداري من منظور يحقق غرض تطوير القدرات المركزية المطلوبة لموظف الدعم الإداري الذي يعمل مع مدير واحد أو ذلك الذي يعمل في إدارة.

أهداف البرنامج:

  • معرفة طبيعة العمل الإداري، ومهمة موظفي الدعم الإداري
  • الوعي بالمهام الأساسية لموظفي الدعم الإداري
  • الحرص على الاتسام بالقدرات، والمهارات، والصفات الشخصية لمديري المكاتب و لموظفي الدعم الإداري
  • تمييز الفرق بين المهام الدورية، والمهام الطارئة، والمهام التي يجب إسنادها للآخرين
  • تحديد أولوية إنجاز المهام
  • استخدام الأدوات التي تساعد في جدولة المهام
  • الحرص على الالتزام بمتابعة تنفيذ الخطة، وإعادة التخطيط مرة أخرى
  • جدولة مواعيد المدير
  • تطبيق الإجراءات الخاصة بالترتيب لرحلات العمل
  • الوعي بالدور الذي يقوم به المساعد الإداري عند غياب المدير، والملفات التي يجب أن يعدها للرئيس ليطلع عليها عند العودة
  • تمييز الأنواع المختلفة من الاجتماعات، وأسباب انعقاد كل منها وطرقها
  • إنجاز جميع المهام التي يجب أن يقوم بها المساعد الإداري لعقد الاجتماعات
  • معرفة الإجراءات المتبعة للبحث عن المعلومات اللازمة
  • فهم خطوات كتابة التقارير
  • .إتقان مهارة التعامل والاتصال غير اللفظي مع المدير
  • إتقان مهارة التعامل مع الزملاء، والمديرين الآخرين في المنظمة
  • التعامل الجيد مع زوار مكتب المدير

رقم الدورة التاريخ تاريخ الانتهاء عدد الأيام المكان الرسوم الطلبات