إدارة مكاتب كبار المسؤولين والمديرين التنفيذيين

مقدمة:

أصبح المكتب الآن مركزاً هاماً لتقديم خدمة معلومات جيدة إلى كافة إدارات وأقسام المنظمة لسرعة إتخاذ القرارات والتخطيط السليم لإعمال المنظمة.

لذلك فإن الإدارة المكتبية الآن بما تشمله من كافة الأعمال المكتبية التي تؤدى في المكاتب، أصبحت فرعاً مهماً من فروع علم الإدارة. وتطورت تطوراً ملحوظاً في أهدافها ومبادئها ووظائفها خاصة بعد إدخال التقنية الحديثة من آلات وأجهزة ومعدات وأنظمة إلكترونية للإتصالات والحفظ ، مما جعل الأعمال المكتبية الآن في أغلب المنظمات والمنشآت والبنوك عنصراً رئيسياً في العمل وليس عنصراً ثانوياً كما كان من قبل ، مما أبرز أهمية الأعمال المكتبية في كافة المنظمات متمثلة في الفروع العديدة لها والتي تؤدي بدلاً منها الإتصالات الكتابية بكافة أنواعها وإجراءات تداولها ثم حفظها ، كل ذلك مقروناً بأعمال السكرتارية المتنوعة مما جعل الإدارة المكتبية هي الأساس في عمل مديري المكاتب.

الأهداف:

تمكين المشارك من التميز فى الأتى :

استخدام التكنولوجيا للقيام بمعظم الأعمال ولدعم التواصل مع المكتب والمدير
تنظيم سير العمل بشكل فعال من خلال حفظ الملفات والتوثيق والتصنيف والفهرسة واسترجاع وثائق الشركات والسجلات والتقارير
وضع مقاييس الجودة للحصول على بيئة عمل تحفيزية ومنتجة
تطبيق اللغة الإنجليزية والاستخدام الصحيح لقواعد الكتابة
تحديد وتحسين الكفاءات المطلوبة لزيادة قيمة الخدمات المضافة
وظائف الإدارة المكتبية
مفهوم المكتب الحديث
أنشطة المكتب فى ظل التحديات العالمية
الصفات والمهارات الواجب توافرها في مسؤول المكتب
مفهوم واهمية تنظيم المكتب
خصائص التنظيم المكتبي الجيد
المبادئ العامة لتنظيم المكتب
خطوات تنظيم المكتب
أهمية وفوائد تصميم المكتب
المبادئ العامة لتصميم المكتب

الفئات المستهدفة:

مدراء المكاتب
سكرتارية الادارة العليا
شاغلي وظائف ادارة مكاتب الادارة العليا والمدراء التنفيذيين والمدراء الذين يبحثون عن التفوق والتميز
الراغبين في تطوير ذواتهم ورفع مستوى كفائتهم وفاعليتهم

المحتويات الرئيسية:

الوحدة الأولى : مقدمة عن مفهوم السكرتارية والمكاتب العليا

مفهوم السكرتارية
الفرق بين السكرتارية وتنسيق العمل
التطور التاريخي لإدارة السكرتارية
المفاهيم العامة للعاملين في مجال السكرتارية و المحفوظات المعاصرة في المنظمات الحديثة
أهمية الإدارة الفعالة لأعمال السكرتاريا في نجاح العمل الإداري
أنواع السكرتاربة
المكتب الحديث
وظائف المكتب الحديث
أهداف المكتب الحديث
أهمية إدارة المكاتب الحديثة
تنظيم أعمال السكرتارية والمحفوظات بالمكاتب الحيثة

الوحدة الثانية : الوظائف الفنية في ادارة الأعمال المكتبية

وظيفية مدير مكتب الادارة العليا
بناء بطاقة الوصف الوظيفي لمهمة مدير مكتب
مفهوم إدارة المكاتب العليا
ختصاصات و واجبات و مسئوليات مدراء المكاتب
المفهوم العلمي للإتصالات الإدارية و أساليبها
فن التعامل مع القيادات و المرؤوسين
المهارات السلوكية المتصلة بوظيفية مدير المكتب

الوحدة الثالثة : أبعاد وظيفة مدير مكتب الادارة العليا

التخطيط للإجتماعات
جدولة الأعمال
وضع نظم الفهرسة و الحفظ
نظم المعلومات و صناعة القرارات
مهارات إعداد التقارير العليا ( مؤشرات الأداء )
إدارة العلاقة بين موظفي الإدارة العليا بالوحدات التنظيمية الداخلية مع باقي الوحدات داخل المنظمة أو بالجهات الخارجية
ادارة الاتصالات وبروتوكولات التعامل