المهارات المتخصصة للسكرتارية التنفيذية في إدارة وتنظيم الأعمال

أهداف الدورة

بنهاية هذا البرنامج يكون المشارك قادراً على:

• التعرف على المفهوم الشامل لإدارة المكاتب.
• تطبيق مهارات تخطيط وجدولة ومتابعة أعمال الإدارة العليا.
• التعرف على المهارات الاساسية في تحسين الذاكرة .
• ممارسة فنون الاتصال والتعامل مع الآخرين عملياً.
• التعامل مع المواقف الصعبة وحل مشكلاتها.
• إمكانيات وخدمات الحاسب الآلي وإدارة المكتب وتقليص الأعمال الورقية.

محاور الدورة

المفاهيم الأساسية في إدارة المكاتب

• أهمية وأبعاد وظيفة مدير المكتب.
• الفرق بين السكرتارية وإدارة المكتب (المفهوم الشامل).
• وظائف واختصاصات مدير المكتب.
• نظم المعلومات المكتبية ودور مدير المكتب في تحديثها.
• مهارات إعداد وصياغة المراسلات والتقارير.
• معالجة البريد الصادر والوارد.
• جدولة وتنظيم المواعيد والمقابلات.
• فن استخدام الهاتف.
• مهارات حفظ وتوثيق وأرشفة وفهرسة وأمن المعلومات.
• تنظيم الاجتماعات وإعداد المحاضر.

المهارات الفنية لمديري المكاتب 

• نظم المعلومات المكتبية ودور مدير المكتب في تحديثها.
• مهارات إعداد وصياغة المراسلات والتقارير.
• معالجة البريد الصادر والوارد.
• جدولة وتنظيم المواعيد والمقابلات.
• فن استخدام الهاتف.
• مهارات حفظ وتوثيق وأرشفة وفهرسة وأمن المعلومات.
• تنظيم الاجتماعات وإعداد المحاضر.

 مهارات الذاكرة لتحسين الأعمال

• تعريفات وأنواع الذاكرة.
• أسباب ضعف الذاكرة.
• أساليب تنشيط الذاكرة.
• تطوير الذاكرة والاستدعاء.  

 المهارات السلوكية لمديري المكاتب

• مهارات الاتصال (فن الاتصال والحديث).
• مهارات التعامل مع الآخرين (الإتيكيت والبروتوكول).
• مهارات التعامل في مواجهة المشكلات.
• أنماط المديرين وكيفية التعامل معهم.

 المهارات الإدارية لمديري المكاتب

• العملية الإدارية المكتبية.
• مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب.
• مهارات الاتصال.
• إدارة الوقت وتحديد الأوليات.
• تنظيم الاجتماعات وتنظيم السفريات.
• التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين.
• البيئة المادية في المكتب الحديث.
• المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية.
• التجهيزات والتقنيات المكتبية.
• أدلة العمل والإجراءات المكتبية.

اساليب التفكير في حل المشكلات

• تحديد وتمييز حل المشكلة بطريقة إبداعية.
• تحديد النوعين الرئيسين من التفكير ودورهما في حل المشكلة.
• دراسة ستة أساليب إبداعية مختلفة للتفكير.
• تحديد المتطلبات الرئيسة لخلق الأفكار.
• تطبيق الفئات الأربع المختلفة لتحديد المشكلات والمراحل الأربع المتعلقة بالإبداع وحل المشكلات.