التوجهات الإدارية المتقدمة لتطوير نظم العمل وتبسيط الإجـراءات

تهدف هذه الورشـة إلى تزويد المشاركين بفهم متكامل ومعلومات عمليه لأفضل طرق وتقنيات تبسيط العمل. سوف يتم التركيز علي التمارين العملية، الدراسات الموضوعية، المناقشات الجماعية، ورش عمل نقابية لحل نماذج مطابقة لتعقيدات إجراءات العمل وكيف يقومون بإعادة تصميم وتبسيط والحد من مكاتبات العمل غير الضرورية. وسوف تغطي الورشة كذلك العوامل الإنسانية وكيفية التغلب على مقاومة المشاركين للتغيير.

الأهـداف:

• التعرف على المداخل الإدارية المتطورة التي تستهدف تطوير نظم وأساليب العمل وتبسيط الإجراءات ودورها في تدعيم القدرة التنافسية وتحقيق رضاء العملاء والمتعاملين.
• تطوير مهارة التحليل للوضع الحالي ومقدرة اكتشاف مظاهر الحاجة إلى تطوير نظم وأساليب العمل وتبسيط الإجراءات.
• اكتساب مهارة التقييم للإجراءات الحالية والوقوف على العيوب التي تعتريها وفقا للمؤشرات والمعايير الموضوعة.
• كيفية تطبيق مراحل تطوير نظم وإجراءات العمل وصولا إلى الوضع الأفضل.
• التمكن من استخدام الأساليب العلمية لتبسيط الأجراءات من حيث إعداد خرائط التدفق وأسلوب الفحص للإجراءات الحالية.
• صقل مهارة تطبيق مفاهيم مدخل إعادة هندسة العمليات على تطوير نظم العمل وتبسيط الأجراءات مع الاستفادة من تجارب واقعية لمؤسسات عالمية طبقت هذا المدخل

في نهاية الورشـة سوف يكون المشاركين قد تعرفوا على :

• مفهوم العمل والإجراءات الإدارية المبسطة.
• أساليب وطرق اختصار الإجراءات المتبعة في المؤسسات الإدارية لتطوير العمل.
• شروط الواجب توفرها في الشركة من أجل تطبيق نموذج الإدارة ذات الإجراءات البسيطة.
• الأقسام والمجالات التي يمكن أن يتم دخول نظام الإدارة المبسطة إليها.
• نماذج عالمية حول شركات ذات إدارة حديثة طورت وفق نموذج الإدارة وفق الإجراءات البسيطة.

الفئة المستهدفة:

• مدراء الشركات والمنشآت التجارية والصنعية والخدمية.
• مدراء المكاتب الإدارية من الصف الأول.
• مدراء مكاتب الإدارية من الصف الثاني.
• مدراء التخطيط الاستراتيجي.
• جميع العاملين في مجال مكاتب إدارة التحديث والتطوير.
• جميع العاملين في مجال نظم المعلومات.

المحتوى العملي:

أعراض وتشخيص تعقيدات إجراءات العمل

• تراكم العمل
• الخطوات متعددة المراحل
• القوي العاملة غير المنتجة
• الرجوع الي أعداد كبيرة من الملفات
• التنقلات الكثيرة للموظفين
• المراحل المتعددة للرقابة والمراجعة
• التوقيعات والموافقات الغير ضرورية أو التي لا معني لها / تعدد النسخ
• حالة مطابقة للتعقيدات الشكلية والإجرائية وصورها

طرق/ مراحل تبسيط العمل:

• اختيار وتعريف العمل أو الأعمال المراد تبسيطها أو تحسين أدائها
• تسجيل تفاصيل هذا العمل بمعنى آخر تفاصيل المهمات
• تحليل تفاصيل المهمة (لماذا، كيف، ماذا، أين، متي، ومن)
• تأسيس الطريقة المطورة الجديدة لأداء العمل وتقنيات تبسيط العمل
• تطبيق ومتابعة الطريقة المطورة وجدول توزيع الأعمال

ضبط وتحديد الأعمال الورقية والاستمارات

• البساطة والتجانس كأهداف
• عناصر ضبط استمارات الأعمال الورقية
• الاتجاه الموضوعي والتساؤلي
• التسجيل – التحليل – التعريف – التوحيد القياسي- المواصفات
• الحفظ الوظيفي الفعال للاستمارات
• استمارات المجموعة الادارية والمالية والانتاجية
• استمارات مجموعة المواد
• استمارات مجموعة الصيانة
• الحفظ الرقمي للاستمارات
• التوحيد القياسي للاستمارات
• المقاس والشكل – عدد النسخ – الخصائص الميكانيكية – الترقيم – اعادة الانتاج
• التواريخ – طرق الكتابة – الإجراءات – التصميم - النسخ
• التطوير / التقييم / الضبط – الكميات – الأصلية والنسخ
• تحديد مسار الاستمارات – تحليل الاستمارات

العوامل الإنسانية في تبسيط العمل:

• رفض الانتقاد – مقاومة التغيير - العادة
• الاتكالية – الرؤية – عدم الاحساس بالأمان - التراجع
• استراتيجيات التغيير – التكاتف لحل المشاكل – التقدير
• تجميع جهود مجموعات العمل – دليل تنظيمي
• المشاركة في الادارة – المشاركة في اتخاذ القرارات